Quel modèle choisir pour digitaliser votre dépôt ?

Vous gérez un dépôt. Vous jonglez entre feuilles Excel, photos sur téléphone, devis envoyés par e-mail et plusieurs interfaces clients ou armateurs pour vos équipes. Les clients demandent du temps réel. Les équipes ressaisissent. Vous perdez du temps.
Bonne nouvelle : il existe une voie plus simple. Digitaliser progressivement votre dépôt.

Trois options techniques et stratégiques existent sur le marché lorsqu’un dépôt souhaite mener une « transformation digitale » :

• SaaS : logiciel en ligne par abonnement. L’éditeur héberge, sécurise et met à jour.
  
• On-Premise : logiciel installé sur vos serveurs. Vous gérez l’infrastructure.
  
• In-House : vous développez votre propre outil. Vous contrôlez tout, vous assumez tout.
  

Ce guide vous aide à décider vite, et on l’espère sans regret. 

Objectif : choisir ce qui sert le mieux vos opérations, votre budget et vos ressources.

Transparence : nous éditons une solution SaaS. Vous trouverez ici des critères concrets, pas du marketing. Et nous essayons d’être les plus objectifs possibles car cet article se base sur des expériences que nous avons vécues depuis 25 ans dans le monde de la logistique, et en particulier celui des « Dry ports » ou ICD (Inland Container dépôts).

Les trois modèles, en clair

Le SaaS : l’abonnement qui « marche tout de suite »

Principe: vous vous connectez. Vous utilisez. L’éditeur s’occupe du reste.

Dans le dépôt: une tablette au portail. L’OCR lit le numéro du conteneur. La fiche s’ouvre. Photos des dommages. Rapport EMR. Devis envoyé par e-mail ou EDI. 

Zéro serveur à installer. Zéro mise à jour à planifier.

Vous gérez: vos utilisateurs, vos tablettes et ordinateurs et votre accès internet (c’est déjà pas mal !)
Vous ne gérez pas: serveurs, sauvegardes, sécurité, mises à jour logicielles.

L’On-Premise : « chez vous, à vos risques »

Principe. Vous achetez des licences. Vous les installez sur vos serveurs. Vous les maintenez (tous les deux !).

Dans le dépôt. Une salle pour les serveurs. Des sauvegardes. Des correctifs de sécurité. Des pannes à traiter. Chaque nouvelle version demande une fenêtre de maintenance. Il vous faut une équipe informatique ou une société prestataire de service pour vos serveurs. Cela est parfois fourni par l’éditeur lui-même. Cela coûte cher.

Vous gérez: tout.
L’éditeur fournit: le logiciel et parfois un support sous contrat.

L’In-House : « votre logiciel, votre marathon »

Principe. Vous recrutez. Vous concevez. Vous développez. Vous maintenez.

Dans le dépôt. Vous créez l’OCR, l’EMR, les devis, le portail client. Vous gérez la roadmap, les bugs, le turnover. Chaque évolution est un projet. En clair, vous vous éloignez de votre métier de base, celui d’exploiter un dépôt de conteneurs. Vous ressemblez à une société informatique. D’ailleurs, vos équipes informatiques sont sans doute plus nombreuses que vos équipes opérationnelles sur le dépôt. Comptez les pour en avoir le cœur net.

Vous gérez: produit, code, tests, déploiements, support, infrastructures.
Vous maîtrisez: tout… et donc vous portez tout.

À qui correspond chaque solution ?

• De un à cinq dépôts, peu ou pas d’équipe IT. Prenez le SaaS. Démarrage rapide. Charge mentale faible. Coût annuel inférieur à 150 milles euros
  
• Société de plus de cinq sites avec petite équipe informatique ou un DSI. L’On-Premise peut se défendre si l’infrastructure est déjà amortie et les intégrations lourdes. Coût annuel de l’ordre d’un à deux millions d’euros. C’est déjà beaucoup mais peut-être rentable si l’infrastructure serveur est mutualisée avec d’autres logiciels.
  
• Grand Groupe international, Armateur possédant des 10aines de dépôts dans le monde, culture IT/Tech forte. L’In-House peut se justifier si le logiciel est votre avantage compétitif. Cas rare dans les dépôts. Le coût est souvent exorbitant (supérieur à 10 millions d’euros par an, sans compter le coût des équipes – si organisation de 200-300 salariés). Ironie de ce choix, le développement du logiciel est quasiment tout le temps sous-traité !
  

Les trois questions qui aident à trancher

Un — Quel est votre vrai budget pour ce logiciel de gestion de parcs à conteneurs ?

SaaS. Coût prévisible. Abonnement mensuel ou annuel. Hébergement, sauvegardes, sécurité, mises à jour et support inclus. Compter 50 milles euros annuels par site tout compris.

On-Premise. Licences, serveurs, intégration réseau, maintenance, salaires IT. Les imprévus coûtent cher. Compter 1 à 2 millions d’euros annuels pour vos serveurs et maintenance.

In-House. Salaires d’une équipe complète sur plusieurs années. Recrutement, turnover, risques de délai et de non-aboutissement. Compter 10 millions d’euros annuels pour vos serveurs, le développement, la maintenance. Et 5 ans de développement.

Règle simple: si vous voulez un coût lissé et sans surprise, choisissez le SaaS. Si vous avez déjà une grande DSI équipée, l’On-Premise peut passer. Si vous êtes éditeur dans l’âme, l’In-House est un pari à long terme.

Deux — Quel est votre délai d’exécution ?

SaaS. De la signature au terrain : de 4 à 12 semaines, souvent en déploiement progressif.

On-Premise. De 6 mois à un an. Beaucoup d’étapes séquentielles.

In-House. De 18 à 36 mois pour un produit viable. Souvent plus.

Règle simple. Si un client vous demande une connexion EDI dans les semaines à venir, le SaaS est la seule option activable rapidement

Trois — Quelles ressources pour tenir dans la durée ?

SaaS. Une personne référente suffit pour paramétrer et piloter. Le support éditeur absorbe la complexité.

On-Premise. Une équipe IT pour maintenir, sécuriser, patcher, dépanner, former.

In-House. Une équipe Produit ET IT en continu. La maintenance consomme de l’énergie. Le développement encore plus.

Règle simple. Si vous n’avez pas d’IT interne robuste ou pensez même avoir des problèmes de recrutement (les ressources IT sont rares), évitez le On-Premise et In-House.

Les critères à regarder de près

Scalabilité

• SaaS. Vous ajoutez des dépôts et des utilisateurs. Ça suit.
  
• On-Premise. Il faut redimensionner l’infrastructure.
  
• In-House. Ça dépend de l’architecture initiale… et de l’équipe encore en place.
  

Sécurité et continuité

• SaaS. Équipe de sécurité dédiée, sauvegardes, reprise après incident, SLA.
  
• On-Premise. Vos procédures. Vos risques. Vos astreintes.
  
• In-House. Double charge : sécuriser le code et l’infrastructure en plus du produit.
  

Évolutions

• SaaS. Améliorations continues, sans coupure.
  
• On-Premise. Les mises à jour demandent une organisation interne. Elles sont donc souvent retardées, ce qui freine l’évolution du logiciel.
• In-House. Backlog plein, nouveautés lentes.
  

Adoption terrain

• SaaS. Design testé, parcours simples, support réactif.
  
• On-Premise. Qualité variable selon l’éditeur et l’histoire du produit.
  
• In-House. L’UX passe après la technique si vous n’y veillez pas chaque semaine.
  

Quand l’On-Premise ou l’In-House ont du sens

On-Premise : trois cas

Un — Exigences réglementaires fortes de localisation des données.
Deux — Intégrations locales très anciennes et rigides.
Trois — Grande DSI, infrastructure amortie, processus matures. Décisions du management (top-down).

In-House : deux cas

Un — Équipe produit mature et disponible, taille significative.
Deux — Votre avantage concurrentiel dépend vraiment du logiciel.

Décision en une page

• Vous voulez aller vite, avec des coûts prévisibles et peu d’IT interne. Prenez le SaaS.
  
• Vous avez une DSI forte et des contraintes réseau ou réglementaires locales. L’On-Premise tient la route.
  
• Votre stratégie dépend du logiciel et vous avez l’équipe pour l’assumer sur du long terme ainsi que beaucoup de moyens. Envisagez l’In-House.
  

Règle d’or. Choisissez la solution qui réduit la friction aujourd’hui, pas celle qui promet tout « un jour ». La meilleure technologie est celle que vos équipes utilisent vraiment.