Innovation et Workflow, le duo « choc » pour les ICD

Les responsables de dépôts (ICD, Dry ports) de conteneurs connaissent bien la réalité du terrain : des photos éparpillées sur différents appareils, des fichiers Excel pour les identifiants de conteneurs, des outils de bureau pour les devis, et une facturation gérée séparément. Ajoutez à cela les files d’attente aux Gate dues aux arrivées non planifiées, et les opérations virent rapidement à des mini-crises. 

Shipzzer automatise l’ensemble des workflows critiques — de l’entrée au Gate jusqu’aux mouvements de parc, inspections, mises à jour d’inventaire et processus EMR (Equipment Maintenance and Repair) en terminant par la sortie. Et ce, quelque soit l’objet géré (châssis, conteneur, conteneur sur roue).

Notre” pile technologique” intégrée supprime les saisies manuelles, réduit les files d’attente grâce à la prise de rendez-vous chauffeurs en amont, accélère les rotations de conteneurs, et garantit une synchronisation en temps réel avec les systèmes des armateurs.

1. Des workflows intelligents boostés par l’innovation

Shipzzer a intégré à chaque jalon de ses workflows des innovations technologiques majeures capables d’augmenter la productivité des dépôts de conteneurs et de simplifier les tâches répétitives du quotidien.

🎯 Use Case 1 : Le processus EMR (Equipment Maintenance and Repair)

Le processus EMR est l’un des plus complexes à gérer dans un dépôt. Voici à quoi ressemble le workflow automatisé idéal et tel qu’il est désigné dans Shipzzer :

• Génération du devis avec photos, déclaration des dégâts sur le conteneur (Dry ou Reefer) via une interface visuelle.
• Attribution automatique des réparations aux utilisateurs selon leurs rôles et les seuils autorisés par le client.
• Poursuite du workflow adaptée selon le type de conteneur (ex : Reefer).
• Réalisation d’un lavage ou d’un PTI avec déclaration des résultats.
• En cas d’échec (Fail), une tâche de devisage est automatiquement assignée à un technicien Reefer.
• Envoi automatique d’un rapport si des techniciens extérieurs interviennent.
• Blocage instantané du conteneur (statut = indisponible).
• Devis sur la machinerie directement depuis tablette, avec tarifs adaptés selon le contrat client.
• Envoi d’EDI automatisé (FTP, SFTP, mail, API, avec ou sans photos) selon les exigences de chaque armateur.
• Gestion automatisée des “paliers” contractuels autorisant ou bloquant la réparation.
• Blocage automatique si pièce indisponible.
• Commande automatisée des pièces auprès des fournisseurs.
• Affectation automatique des pièces entrantes aux devis prioritaires.
• Finalisation de la réparation sur tablette, confirmation et changement de statut du conteneur.
• Le conteneur redevient disponible, visible sur le portail client et “réservable” (booking accepté).
• Chiffre d’affaires automatiquement intégré aux opérations facturables en mode Draft pour la facturation mensuelle.

✅ Gains opérationnels détaillés — Use case 1 : Processus EMR

Processus	Gain de temps estimé	Explication
Devis	60%	Accès instantané au stock de pièces, références, prix ; moins d’appels aux fournisseurs ; moins de ressaisies ; génération rapide du devis avec photos et annotation directe sur représentation du conteneur.
Réparation	30%	Le technicien est guidé dans la tâche ; le système lui indique en temps réel la disponibilité de la pièce, son emplacement exact, les seuils autorisés par contrat ; moins de déplacements ou d’hésitations.
Gestion du stock de pièces	70%	Les états de stock sont visibles en direct ; les seuils déclenchent automatiquement des alertes ; les commandes peuvent être générées automatiquement ; les pièces entrantes sont automatiquement affectées aux devis prioritaires.
Relation client & image	60%	Le client perçoit une meilleure réactivité, une gestion maîtrisée, une transparence accrue grâce au portail client : accès aux devis, à l’historique des conteneurs, à l’état des réparations.

🚛 Use Case 2 : Le processus Gate & Inspection

C’est le processus le plus fréquent dans les dépôts de l’inland. Il commence dès l’arrivée du camion et peut varier selon :

• La taille du dépôt
• Le nombre de lignes d’entrée (gates)
• Le mode de transport (routier, ferroviaire, fluvial)
• Les volumes journaliers
• L’organisation physique du site

Voici un déroulé standard (arrivée d’un camion par la route) :

• Arrivée du camion avec conteneur.
• Lecture automatisée du numéro de conteneur, ISO code, et plaque via technologie OCR.
• Le chauffeur présente un QR code (créé via le VBS connecté). L’agent le scanne.
• Le système identifie automatiquement le conteneur s’il a été annoncé (pre-advice) ou présent dans une liste portuaire.
• Saisie manuelle uniquement si besoin (transporteur/client).
• Inspection immédiate ou différée ; l’agent peut choisir selon l’organisation du dépôt.
• Déclaration des dégâts via sélection graphique sur tablette.
• Envoi automatisé de l’EDI à l’armateur ou au client selon le statut du conteneur.
• Génération automatique de l’interchange d’arrivée (impression facultative).
• Envoi automatique de l’interchange au transporteur.
• Ajout du conteneur aux réservations du client concerné.
• Mise à jour en temps réel du portail client.
• Attribution automatique de la tâche de placement à un cariste avec zone de prise.

✅ Gains opérationnels détaillés — Use case 2 : Gate & Inspection

Processus	Gain estimé	Explication
Gate	3 min/conteneur	Suppression des erreurs de saisie grâce à l’OCR, anticipation des volumes grâce aux pré-alertes (VBS), scan QR code chauffeur, automatisation des interchanges ; réduction des files et meilleure fluidité.
Inspection	4 min/conteneur	Inspection guidée sur tablette, possibilité de différer ou de déléguer selon la charge, déclaration rapide des dégâts par sélection graphique des zones endommagées, envoi automatique d’EDI.
Relation avec les transporteurs	+60% d’impact	Réduction des temps d’attente, suppression des conflits au Gate, meilleure organisation grâce au VBS (prise de RDV), fluidité perçue par les chauffeurs, image positive du dépôt.

2. Des workflows… mais pas que !

La digitalisation des workflows via Shipzzer génère une grande quantité de données opérationnelles. Ces données, bien exploitées, créent une valeur supplémentaire à plusieurs niveaux.

🔍 Cas de la fonction Multi-Dépôts

Fonctionnalité très prisée des groupes exploitant plusieurs sites, elle permet :

• De suivre tous les Dry ports-ICD en direct, quel que soit leur emplacement.
• De visualiser le nombre de gates actifs, les transporteurs les plus présents, la durée des opérations.
• De suivre les volumes, les états des conteneurs, les réparations en cours.
• De consulter le stock de pièces détachées et l’inventaire du parc.
• De centraliser tous les documents : interchanges, devis, commandes, factures.
• De comparer la performance commerciale des dépôts.
• D’accélérer la facturation client.

💡 Gains associés :

Rôle	Gain mensuel estimé/personne	Explication
Manager régional	20h	Moins d’appels, moins de mails, données accessibles en temps réel.
Fonctions support (comptabilité, achats…)	12h	Moins d’attente pour les rapports, plus besoin d’audits manuels longs, accès direct aux indicateurs.

👥 Cas de la fonction “Portail Clients”

Une véritable interface dédiée, à la manière d’un “cockpit temps réel”, accessible aux clients du dépôt.

Avantages clients :

• Vue en temps réel sur leurs conteneurs.
• Visualisation de l’état de chaque unité : dispo, en réparation, à évacuer…
• Accès immédiat aux devis avec photos et détails.
• Validation des devis en ligne.
• Anticipation des bookings grâce à la visibilité régionale des stocks.

3. Au-delà du ROI : des gains humains et relationnels

Les bénéfices ne se mesurent pas uniquement en heures ou euros ! Ils ont en revanche un impact durable sur l’organisation et l’écosystème du dépôt.

1. Réduction du stress interne

• Moins de tâches répétitives et chronophages
• Moins d’appels vers les partenaires et fournisseurs
• Moins d’impressions papier
• Moins d’e-mails en interne
• Moins de conflits sur les devis
• Meilleure ambiance de travail et fidélisation du personnel

2. Meilleure relation Dépôt–Clients

• Traçabilité en temps réel
• Confiance accrue dans les réparations (preuves visuelles, devis en ligne)
• Plateforme plus intuitive que les systèmes internes des armateurs
• Amélioration de la satisfaction → volumes consolidés

3. Meilleure relation Dépôt–Transporteurs

• Attente réduite au Gate de 70 à 80 %
• Moins de conflits
• Informations fiables sur les bookings
• Moins de documents papier
• Traçabilité simplifiée pour leur propre facturation
• Recommandations entre chauffeurs pour ce dépôt
• Meilleure image perçue

4. Gains pour tout l’écosystème ICD

L’Ecosystème deu Dry port/ICD est en général composé des : 

1. Transporteurs (camions et chauffeurs, barges, trains)
2. Fournisseurs (de pièces détachées)
3. Clients (armateurs, agents, consignataires, transitaires, autres)

Voici les principaux gains constatés chez ces derniers lorsqu’un ICD met en œuvre un « yard management system » comme Shipzzer.

Acteur	Bénéfices principaux
Chauffeurs (Drivers)	Réduction des files d’attente grâce au VBS (prise de RDV)
Équipes terrain	OCR = moins d’erreurs, gains de temps, standardisation
Depot Managers	Tableaux de bord en temps réel, appels aux équipes seulement si besoin
Clients (Armateurs)	Intégration EDI, visibilité instantanée sur les statuts
Finance (du dépôt)	Accélération du cash-flow grâce à l’automatisation des factures EMR
Auditeurs	Traçabilité intégrée : chaque action sur chaque conteneur est loggée

5.Témoignages de transformation client

Voici quelques exemples d’expériences rapportés par des utilisateurs de Shipzzer au bout de quelques mois d’utilisation : 

🌍 Réseau de dépôts régional (4 sites) :

“La vue multi-dépôts a transformé notre visibilité. Nous savons instantanément ce qui se passe sur chaque site : gates, inspections, mouvements, facturation… tout est transparent.”

🚛 Transporteur travaillant avec le dépôt depuis 10 ans :

“Grâce au VBS, fini les 2 heures d’attente au portail. Nos chauffeurs réservent un créneau, arrivent à l’heure, et tout est validé automatiquement en présentant notre numéro de rdv ou notre QR code.”

🏭 Dépôt opérant avec 8 compagnies maritimes :

“L’intégration EDI a changé la donne. Nos devis s’intègrent directement aux plateformes des armateurs. Plus besoin de reformater, de double saisie, plus de délais, plus de frictions.”

6. Par où démarrer ?

❌ Freins fréquents à la transformation

• “C’est trop compliqué à mettre en place”
• “Mon ancien système fonctionne encore”
• “Mes équipes ne vont pas suivre”
• “On n’a pas le temps de gérer le changement”
• “Et si l’EDI ne s’intègre pas à mes clients ?”

👉 Ces idées reçues ralentissent inutilement la modernisation. Chaque mois passé sans transformation, c’est un risque de perdre en compétitivité.

5 étapes simples pour démarrer avec Shipzzer

Semaine	Étapes
Semaine 1-2	Présentation de la plateforme, démo des principaux use-cases
Semaine 3	Analyse des écarts avec vos processus actuels
Semaine 4-6	Design de votre dépôt + paramétrage d’un pilote
Semaine 7	Débrief du pilote + configuration des contrats clients + formation (3 jours)
Semaine 8	Transfert d’inventaire (gel de 4h) + lancement + support renforcé pendant 1 mois

7. FAQ

Q : En quoi la technologie OCR diffère-t-elle d’un simple scan au portail ?

L’OCR de Shipzzer est intégré à chaque tablette, et met à jour automatiquement l’ensemble du système (gate, inspection, inventaire). Ce n’est pas juste une photo : c’est une mise à jour en temps réel de l’écosystème.

Q : Quelle différence entre VBS et un système de prise de RDV classique ?

Le VBS optimise les créneaux, élimine les files d’attente plutôt que de simplement les organiser. Il connecte automatiquement les RDV au système Gate.

Q : Pourquoi l’EDI est-il crucial pour les devis ?

Parce que cela permet aux devis de s’intégrer instantanément dans les plateformes des armateurs, sans formatage manuel, ni retard d’approbation. Cela est transparent pour l’utilisateur et permet d’éviter la saisie chronophage sur le système de l’armateur.

Q : Que veut dire « tablette intégrée » ?

Toutes les actions des opérationnels sur le terrain (photos, scans, saisies, devis, lavage, PTI, placements) sont réalisées via tablette. Pas de caméra externe, pas de transfert de fichier, pas de double saisie.

Q : Est-ce que la phase pilote de Shipzzer est payante ?

Non. La facturation de l’abonnement démarre après le premier mois de mise en service et ne concerne que les licences et les frais d’intégration décrits dans le contrat.

Q : J’utilise déjà un système pour le Gate, est-il possible d’adopter Shipzzer uniquement pour l’EMR?

Oui cela est possible. Cela aura pour avantage de découvrir progressivement le système Shipzzer tout en mesurant les gains opérationnels importants sur la gestion de vos réparations et votre stock de pièces. L’intégration consistera dans ce cas à “basculer” votre stock dans Shipzzer, à provisionner vos utilisateurs, et à intégrer vos contrat clients.

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